Control de accesos y recepcionistas

Servicio de control de accesos y recepción

El área de acceso o recepción en un edificio es uno de los lugares más importantes de todo el inmueble. Es aquí donde clientes, residentes, visitas y usuarios se registran, solucionan varios problemas, solventan dudas, reciben y dejan mensajes y, sobre todo, generan su primera impresión.

De ahí que el recepcionista representa la tarjeta de visita del edificio en su labor de recepción y salida de las instalaciones del inmueble. Un auténtico profesional que se ocupa de gestionar la estancia de todo el personal desde su llegada hasta su salida.

Desde Próksima resolvemos todos los problemas inherentes a un servicio de recepción y control de accesos:

Ofrece una primera impresión positiva; esa es la que cuenta.
Afianza la seguridad del edificio con sistema de registros.
Disminuye los tiempos de espera en la entrada.
Agiliza el registro y comprobación de credenciales.
Facilita la comunicación con los distintos departamentos o servicios.

¿Quieres saber cuál es la solución más eficiente para el control de accesos y recepción de tu edificio?

QUIERO MÁS INFORMACIÓN

Dependiendo del tipo de edificio, las funciones del recepcionista pueden cambiar. Sin embargo, estas son las indispensables:

Gestión de llamadas entrantes

Responder y dirigir las llamadas entrantes de manera educada y a tiempo. Debe determinar la propuesta de la llamada, manejar las consultas y proporcionar la información correcta. También es fundamental tener la capacidad de dirigir las llamadas hacia la persona correcta, y de tomar y entregar los mensajes de forma precisa y completa.

Bienvenida a los visitantes

Saludar de forma apropiada a las visitas, determinar las necesidades de las mismas de una forma profesional, mantener el registro de visitas y dirigirlas de forma correcta a la persona adecuada.

Vigilancia del área de recepción

Monitorizar a las personas que entran y atraviesan las puertas del área de recepción, administrar los pases de visitante si son necesarios, reportar de actividad sospechosa en caso de ser detectada.

Registro, mantenimiento y control

Registrar o enviar documentos, mantenimiento de equipos, informes de actividades diarias o de cualquier función mal ejecutada, la monitorización, el control y el orden de los materiales de oficina.

Control de agenda

Agendar de forma correcta las reuniones, informar a los participantes, reservar una sala para este fin con el material necesario y organizar el catering en caso de que fuera necesario.

Orden y limpieza

Mantener el área de recepción limpia y ordenada, así como la organización del material de lectura.

En virtud de la ley de seguridad privada 5/2014, de 4 de abril, el auxiliar de seguridad según el artículo 6.2 podrá ejercer las siguientes funciones:

Las tareas de información y control de acceso a instalaciones.
Cuidado y custodia de llaves.
Apertura y cierre de puertas.
Ayuda en el acceso de personas y vehículos.
Cumplimiento en la normativa interna en los locales donde presten su servicio.

Tareas auxiliares de ayuda o socorro en las puertas o interior de inmuebles, locales públicos, aparcamientos, garajes y autopistas.
Tareas de portero, conserje y demás personal análogo en edificios e instalaciones.
Tareas de recepción, comprobación y orientación de visitantes y comprobación de entradas.
Mantener el orden y limpieza de las salas de visita.

Nuestro equipo de servicios auxiliares se encarga de la recepción de llamadas, información y son formados en tareas administrativas para ofrecer la mayor calidad de atención al cliente.

Atención de todas las llamadas recibidas, facilitando información y transfiriendo cada una de ellas donde proceda.
Recepción, control y distribución de mensajería, correo y valija interna.
Supervisión de otros servicios contratados e información de incidencias a la administración o a la empresa.